Cara Mengotomatiskan Tagihan Rutin

Untuk siapa panduan ini

Panduan ini untuk semua jenis akun — UMKM (B2C), Bisnis (B2B), dan Pemerintah (B2G). Tagihan Berulang mengotomatiskan penagihan yang terjadi rutin: SPP sekolah, sewa kos, premi, angsuran, biaya langganan. Kamu cukup mengaturnya sekali — tiap siklus, sistem otomatis membuat tagihan baru dan mengirim pengingat WhatsApp ke pelanggan.

Pakai panduan ini saat: kamu punya pelanggan yang membayar secara rutin dan ingin berhenti menagih satu per satu tiap periode.

Yang perlu disiapkan

• Satu channel WhatsApp sudah terhubung — pengingat tagihan dikirim lewatnya.
• Nama & nomor WhatsApp tiap pelanggan yang akan ditagih.
• Nominal dan instruksi bayar (mis. nomor rekening) untuk tiap tagihan.

Mengenal halaman Tagihan Berulang

Buka menu Penjualan → Tagihan Berulang di sidebar kiri. Kamu akan tiba di halaman seperti gambar di bawah. Yang perlu kamu kenali di sini:

• Daftar tagihan berulang — tiap baris satu tagihan rutin, dengan siklus dan status berjalannya.
• Tombol "Tagihan Baru" — titik mulai membuat tagihan rutin baru.
• Riwayat tagihan (charge) per item — daftar tagihan tiap siklus, masing-masing berstatus Belum bayar, Lunas, atau Terlambat.

Langkah 1 — Buka halaman Tagihan Berulang

Pada sidebar kiri, cari grup menu PENJUALAN, lalu klik Tagihan Berulang. Halaman terbuka menampilkan daftar tagihan rutin yang sudah ada.

Langkah 2 — Klik "Tagihan Baru"

Klik tombol Tagihan Baru. Sebuah form muncul — di sinilah seluruh tagihan rutin kita atur.

Langkah 3 — Isi tujuan & detail tagihan

Pada form, isi:

1. Nama & nomor WhatsApp pelanggan yang akan ditagih.
2. Nama tagihan — mis. SPP Kelas 4 atau Sewa Kos Kamar 3.
3. Nominal tagihan.
4. Catatan/instruksi bayar — mis. nomor rekening tujuan. Catatan ini ikut terkirim di pesan pengingat, jadi tulis sejelas mungkin.

Langkah 4 — Pilih siklus & jatuh tempo

Tentukan ritme penagihan:

• Siklus — pilih harian, mingguan, bulanan, atau tahunan.
• Tanggal jatuh tempo pertama — kapan tagihan perdana jatuh tempo. Sistem mengulang dari tanggal ini sesuai siklus.

Simpan tagihan. Mulai saat itu, tiap kali jatuh tempo tiba, sistem otomatis:

• Membuat satu tagihan (charge) untuk siklus itu.
• Mengirim pengingat WhatsApp berisi nominal, tanggal jatuh tempo, dan instruksi bayar.
• Menjadwalkan tagihan berikutnya sesuai siklus.

Langkah 5 — Pantau & tandai lunas

Tiap charge punya status: Belum bayar, Lunas, atau Terlambat (otomatis bila lewat tenggat). Saat pelanggan membayar, buka riwayat tagihan dan tandai charge itu Lunas. Bila pelanggan berhenti berlangganan, Jeda tagihan (berhenti sementara, tidak membuat charge baru) atau hapus.

Cara tahu berhasil

Tagihan rutinmu berjalan benar bila:

• Tagihan muncul di daftar dengan siklus dan jatuh tempo yang kamu tentukan.
• Pada tanggal jatuh tempo, sebuah charge baru terbuat dan pelanggan menerima pengingat WhatsApp.
• Tagihan berikutnya otomatis terjadwal untuk siklus selanjutnya.
• Charge yang lewat tenggat berubah status jadi Terlambat dengan sendirinya.

Tips

• Tulis instruksi bayar yang jelas. Catatan berisi nomor rekening membuat pesan pengingat langsung bisa ditindaklanjuti pelanggan.
• Manfaatkan status Terlambat. Pantau tagihan berstatus Terlambat untuk tahu siapa yang perlu ditindaklanjuti lebih dulu.
• Jeda, jangan hapus, untuk berhenti sementara. Tagihan yang dijeda mudah diaktifkan lagi tanpa mengatur ulang dari nol.

Masalah umum

• Pengingat tidak terkirim — pastikan minimal satu channel WhatsApp terhubung; pengingat dikirim lewat channel aktif workspace-mu.
• Tagihan tetap muncul padahal pelanggan berhenti — kamu belum menjeda atau menghapus tagihan itu. Buka tagihannya lalu pilih Jeda.
• Mengira dana ditarik otomatis — sistem hanya mengirim pengingat, bukan menarik dana; pembayaran tetap dilakukan pelanggan secara manual.