Cara Membuat Pengingat Otomatis untuk Pelanggan

Untuk siapa panduan ini

Panduan ini untuk semua jenis akun — UMKM (B2C), Bisnis (B2B), dan Pemerintah (B2G). Menu Pengingat mengirim pesan otomatis ke pelanggan pada waktu terjadwal. Berbeda dengan Broadcast yang sekali kirim massal, pengingat menyasar kontak tertentu dan bisa berulang otomatis.

Pakai panduan ini saat: kamu ingin mengingatkan pelanggan tentang sesuatu yang berwaktu — jatuh tempo pembayaran, ulang tahun, jadwal kontrol, atau tindak lanjut berkala.

Yang perlu disiapkan

• Satu channel sudah terhubung untuk mengirim pengingat. Untuk pengingat berfrekuensi tinggi (mis. harian), Telegram atau WhatsApp Cloud API lebih aman daripada WhatsApp QR.
• Nama & nomor tujuan pelanggan yang ingin diingatkan.
• Pastikan pelanggan setuju dihubungi.

Mengenal halaman Pengingat

Buka menu Penjualan → Pengingat di sidebar kiri. Kamu akan tiba di halaman seperti gambar di bawah. Yang perlu kamu kenali di sini:

• Daftar pengingat — semua pengingat yang kamu buat, dengan jadwal dan statusnya (aktif/dijeda).
• Tombol "Buat Pengingat" — titik mulai membuat pengingat baru.
• Penanda sumber — pengingat yang dibuat otomatis (mis. dari Janji Temu) ditandai sumbernya, terpisah dari pengingat yang kamu buat sendiri.

Langkah 1 — Buka halaman Pengingat

Pada sidebar kiri, cari grup menu PENJUALAN, lalu klik Pengingat. Halaman terbuka menampilkan daftar pengingat yang sudah ada.

Langkah 2 — Klik "Buat Pengingat"

Klik tombol Buat Pengingat. Sebuah form muncul — di sinilah seluruh pengingat kita atur.

Langkah 3 — Isi tujuan & isi pesan

Pada form, isi:

1. Judul — nama pengingat untuk catatan internalmu (pelanggan tidak melihatnya).
2. Nama & nomor tujuan — kontak yang akan menerima pengingat.
3. Isi pesan — teks yang dikirim. Kamu boleh menyisipkan token {{nama}} agar pesan otomatis menyapa pelanggan dengan namanya.

Langkah 4 — Atur pengulangan & waktu kirim

Tentukan kapan dan seberapa sering pengingat dikirim:

• Sekali — kirim satu kali pada waktu tertentu, lalu selesai.
• Harian / Mingguan / Bulanan / Tahunan — kirim berulang otomatis pada interval itu.

Lalu tentukan waktu kirim pertama — tanggal dan jam pengiriman perdana. Untuk pengingat berulang, sistem mengulang dari waktu ini sesuai interval yang dipilih.

💡 Contoh penggunaan: Tahunan pada tanggal lahir pelanggan untuk ucapan ulang tahun · Bulanan tanggal 3 untuk pengingat SPP/iuran · Sekali untuk tindak lanjut satu kali.

Langkah 5 — Simpan & kelola

Simpan pengingat. Ia langsung masuk daftar dan aktif. Kapan pun kamu bisa menjeda pengingat (berhenti sementara) lalu mengaktifkannya lagi, atau menghapusnya.

Cara tahu berhasil

Pengingatmu terpasang benar bila:

• Pengingat muncul di daftar halaman Pengingat dengan jadwal yang kamu tentukan.
• Pada waktu kirim, pelanggan benar-benar menerima pesannya di channel aktif.
• Token {{nama}} pada pesan tergantikan dengan nama pelanggan asli.
• Pengingat berulang tetap terjadwal untuk siklus berikutnya setelah terkirim.

Tips

• Pakai {{nama}}. Pengingat yang menyapa nama terasa lebih personal dan diperhatikan.
• Beri tenggang waktu. Untuk jatuh tempo, kirim beberapa hari sebelumnya — bukan tepat di hari-H.
• Janji temu sudah otomatis. Pengingat H-1 janji temu dibuatkan sendiri oleh sistem — tak perlu kamu buat manual.

Masalah umum

• Pengingat berulang tidak berhenti — itu memang sifatnya; pengingat berulang terus berjalan sampai kamu menjedanya atau menghapusnya. Pengingat "Sekali" berhenti sendiri setelah terkirim.
• Pengingat harian terasa berisiko di WhatsApp QR — untuk frekuensi tinggi, pakai Telegram atau WhatsApp Cloud API yang lebih tahan.