Cara Mengisi Materi Bot (Knowledge Base)

Untuk siapa panduan ini

Panduan ini untuk semua jenis akun — UMKM (B2C), Bisnis (B2B), dan Pemerintah (B2G). Knowledge Base adalah materi yang dipakai bot AI untuk menjawab pertanyaan bebas pelanggan. Tidak perlu kemampuan teknis — semua dikerjakan lewat dashboard.

Pakai panduan ini saat: kamu baru pertama kali menyiapkan bot, ada perubahan informasi (harga, jam buka, kebijakan), atau bot sering menjawab "tidak tahu".

Yang perlu disiapkan

• Daftar informasi yang sering ditanyakan pelanggan — harga, jam buka, alamat, cara pemesanan, syarat layanan, kebijakan retur.
• Bila ada: alamat halaman website (mis. halaman FAQ atau katalog) dan file PDF brosur/katalog.

Penting dipahami: bot tidak menebak jawaban. Ia hanya tahu apa yang kamu masukkan ke Knowledge Base. Kalau informasi tidak ada di sana, bot menjawab seadanya atau mengarahkan ke admin. Maka kualitas materi menentukan kualitas jawaban bot.

Mengenal halaman Knowledge Base

Semua materi bot dikelola di satu halaman: Knowledge Base. Di sinilah kamu menambah, memperbarui, dan menghapus materi. Perhatikan gambar di bawah.

Yang perlu kamu kenali di halaman ini:

• Tombol "+ Tambah Sumber" di pojok kanan atas — titik mulai memasukkan materi baru.
• Daftar materi di tengah — semua materi yang sudah dimasukkan, lengkap dengan status pemrosesan tiap materi (sedang diproses / siap dipakai).

Langkah 1 — Buka halaman Knowledge Base

Pada sidebar kiri, cari grup menu BOT & OTOMASI, lalu klik Knowledge Base. Halaman daftar materi terbuka (seperti gambar di atas).

Langkah 2 — Klik "+ Tambah Sumber"

Klik tombol + Tambah Sumber di pojok kanan atas. Sebuah pilihan cara mengisi materi akan muncul. Ada tiga cara — pilih yang paling pas:

• Ketik teks langsung — paling cepat untuk informasi singkat: jam buka, alamat, kebijakan retur, cara pemesanan.
• Tempel alamat website — sistem membaca isi halaman itu. Cocok untuk halaman FAQ atau katalog yang sudah ada.
• Unggah file PDF — untuk katalog, brosur, atau dokumen panduan.

Langkah 3 — Isi materi (cara tercepat: teks)

Untuk mulai cepat, pilih ketik teks langsung:

1. Isi judul materi yang jelas, mis. Menu & Harga atau Jam Buka.
2. Tuliskan isinya dengan kalimat lugas — anggap kamu sedang menjelaskan ke pelanggan.
3. Klik Simpan.

Tips emas: pisahkan tiap topik jadi materi terpisah — jangan satu dokumen raksasa. Mis. warung makan sebaiknya punya 4 materi: Menu & Harga, Jam Buka, Pesan & Antar, Lokasi. Materi yang terpisah rapi membuat bot lebih mudah menemukan jawaban yang tepat.

Langkah 4 — Tunggu materi diproses

Setelah disimpan, materi tidak langsung bisa dipakai. Sistem memprosesnya sejenak supaya bot bisa mencocokkannya dengan pertanyaan pelanggan. Perhatikan status materi di daftar — tunggu sampai berubah jadi siap dipakai.

Langkah 5 — Tambah materi lain & lengkapi

Ulangi Langkah 2–4 untuk tiap topik penting. Mulai dari 3–5 materi singkat dulu; bisa ditambah kapan saja. Untuk materi dari website atau PDF, pilih jenis yang sesuai di Langkah 2 lalu tempel alamat / unggah file-nya.

Langkah 6 — Perbarui & hapus materi

Saat ada perubahan (harga naik, promo baru, jam buka berubah): buka materi terkait, edit isinya, simpan — sistem memproses ulang. Materi yang sudah tidak berlaku bisa dihapus kapan saja. Bot selalu memakai versi terakhir yang kamu simpan.

Cara tahu berhasil

Knowledge Base-mu sudah siap bila:

• Semua materi di daftar berstatus siap dipakai (selesai diproses).
• Saat dicoba di menu Uji Coba Bot, pertanyaan umum pelanggan ("jam buka kapan?", "harga berapa?") dijawab tepat dari materi yang sesuai.

Tips

• Pisahkan topik. Satu topik = satu materi. Lebih mudah ditemukan bot, lebih mudah kamu perbarui.
• Tulis lugas. Pakai kalimat sederhana seperti menjelaskan ke pelanggan, hindari singkatan yang tidak umum.
• Selalu perbarui. Bot hanya tahu yang terakhir kamu masukkan — setiap harga/promo/kebijakan berubah, segera perbarui materinya.
• Uji setelah mengubah. Tiap selesai menambah atau mengedit materi, cek hasilnya di Uji Coba Bot.

Masalah umum

• Bot menjawab "tidak tahu" padahal informasinya ada — kemungkinan materi belum selesai diproses (cek statusnya), atau kalimatnya kurang jelas. Tulis ulang dengan kalimat lebih lugas, lalu uji lagi.
• Bot menjawab informasi lama — materinya belum diperbarui. Edit materi terkait dan simpan ulang.