Cara Menyambungkan Bot ke Data Nyata (Cek Data)

Untuk siapa panduan ini

Panduan ini untuk semua jenis akun — UMKM (B2C), Bisnis (B2B), dan Pemerintah (B2G). Fitur Cek Data membuat bot bisa menarik data terkini dari sistemmu saat percakapan berlangsung.

Pakai panduan ini saat pelanggan sering bertanya hal yang jawabannya berubah-ubah — "pesanan saya sampai mana?", "tagihan saya berapa?", "stok ukuran M masih ada?". Pertanyaan seperti ini tidak bisa dijawab dari Knowledge Base karena jawabannya ada di sistemmu, bukan materi tetap.

Yang perlu disiapkan

• Tempat datamu berada. Dua pilihan: sebuah Google Sheet (paling mudah, tanpa coding) atau sebuah REST API dari sistemmu (toko online, aplikasi internal).
• Alur Bot dasar sudah kamu pahami — fitur ini dipakai sebagai sebuah langkah di dalam Alur Bot (lihat panduan Alur Bot).

Dua bagian yang perlu dipahami: (1) koneksi data — koneksi ke tempat datamu, cukup diatur sekali lalu dipakai berkali-kali. (2) Langkah Cek Data di Alur Bot — memanggil sebuah koneksi data dan menaruh hasilnya ke variabel.

Mengenal bagian Koneksi Data Real-time

Semua koneksi ke data hidup dikelola di halaman Pengetahuan Bot, pada bagian Koneksi Data Real-time. (Dulu halaman terpisah bernama "koneksi data" — sekarang digabung ke sini supaya dokumen dan data hidup tak lagi tersebar di dua tempat.)

Yang perlu kamu kenali di halaman ini:

• Tombol "Tambah Koneksi" di bagian Koneksi Data Real-time — titik mulai membuat koneksi baru.
• Daftar koneksi di bawahnya — semua koneksi yang sudah dibuat, masing-masing bisa diuji coba dan diedit.

Langkah 1 — Susun datamu di Google Sheet

Cara termudah, tanpa coding. Buat spreadsheet dengan baris pertama = nama kolom, mis. nomor_pesanan, status, resi. Tiap baris berikutnya = satu data.

Lalu publikasikan: di Google Sheets buka File → Bagikan → Publikasikan ke web → format CSV → Publikasikan. Salin tautannya — akan dipakai sebentar lagi.

Langkah 2 — Buka Pengetahuan Bot & tambah koneksi

Pada sidebar kiri, buka grup BOT & OTOMASI → Pengetahuan Bot. Gulir ke bagian Koneksi Data Real-time, klik Tambah Koneksi, lalu pilih jenis Google Sheet.

Langkah 3 — Isi koneksi Google Sheet

Pada formulir yang muncul:

1. Tempel tautan publikasi dari Langkah 1.
2. Kolom Kunci — kolom yang dipakai mencari data, mis. nomor_pesanan.
3. Nilai yang dicari — isi {{nomor_pesanan}} (variabel dari jawaban pelanggan nanti).
4. Pemetaan Field — hubungkan kolom ke variabel: status → status, resi → resi.

Alternatif REST API: kalau datamu di sebuah sistem dengan API, pilih jenis REST API: isi alamat URL (boleh menyisipkan {{variabel}}), pilih metode, dan bila perlu token akses isi di bagian Auth (token disimpan terenkripsi dan tidak pernah ditampilkan lagi). Pemetaan Field memakai jalur data, mis. data.status.

Langkah 4 — Uji coba koneksi data

Klik tombol Uji Coba pada koneksi data tadi, masukkan satu contoh nilai (mis. nomor pesanan yang kamu tahu ada), lalu pastikan datanya muncul benar. Jangan lanjut sebelum uji coba ini berhasil.

Langkah 5 — Pakai langkah Cek Data di Alur Bot

Buka BOT & OTOMASI → Flow Bot, edit alurmu, lalu:

1. Tambahkan langkah Tanya & Simpan — mis. "Ketik nomor pesanan kamu" → variabel nomor_pesanan.
2. Tambahkan langkah Cek Data — pilih koneksi data yang tadi dibuat.
3. Atur dua cabang: Bila berhasil (data ketemu) dan Bila gagal (data tidak ditemukan / layanan bermasalah).
4. Pada cabang berhasil, tambahkan Kirim Pesan memakai variabel hasil — mis. "Pesanan {{nomor_pesanan}} berstatus {{status}}. Resi: {{resi}} 📦".
5. Pada cabang gagal, tambahkan Kirim Pesan ramah lalu Serahkan ke CS — mis. "Nomor pesanan tidak ditemukan. Coba cek lagi ya, atau kami bantu."

Langkah 6 — Lindungi data pribadi dengan Verifikasi Identitas

Kalau Cek Data menampilkan informasi pribadi (tagihan, data permohonan, rekam layanan), kamu wajib menambahkan langkah Verifikasi Identitas sebelum data dibuka — kalau tidak, siapa pun yang tahu nomor berkas bisa mengintip data orang lain (melanggar UU Perlindungan Data Pribadi).

Caranya: langkah Cek Data ikut mengambil satu kolom rahasia (mis. tgl_lahir terdaftar). Lalu langkah Verifikasi Identitas meminta pelanggan mengetik tanggal lahirnya dan mencocokkannya dengan kolom itu. Hanya bila cocok, alur lanjut membuka data. Sistem juga otomatis menyensor NIK/nomor identitas panjang di tampilan transkrip agen.

Cara tahu berhasil

Cek Data-mu bekerja bila, saat dicoba di Uji Coba Bot:

• Mengetik kata pemicu alur lalu memberi nomor yang ada → bot menjawab dengan status/data nyata yang benar.
• Memberi nomor yang tidak ada → bot masuk cabang gagal dan memberi pesan ramah, bukan error.
• Untuk data pribadi: bot menolak menampilkan data bila verifikasi identitas tidak cocok.

Tips

• Mulai dari Google Sheet. Paling cepat dan tanpa coding. Pindah ke REST API hanya bila memang perlu.
• Selalu Uji Coba dulu. Uji koneksi data di Langkah 4, lalu uji jalur "data tidak ditemukan" lewat Uji Coba Bot.
• Siapkan cabang gagal yang ramah. Sistem bisa saja sedang sibuk — pesan yang baik di cabang gagal menjaga pengalaman pelanggan.

Masalah umum

• Uji Coba koneksi data gagal — cek tautan publikasi sudah benar (format CSV) dan nama Kolom Kunci sama persis dengan judul kolom di sheet.
• Bot menjawab kosong — Pemetaan Field belum benar; pastikan nama kolom yang dipetakan cocok dengan judul kolom di sumber data.
• Sistem sedang down — langkah Cek Data otomatis masuk cabang Bila gagal; itulah gunanya cabang itu disiapkan.