Cara Membuat Balasan Otomatis (AutoReply)

Untuk siapa panduan ini

Panduan ini untuk semua jenis akun — UMKM (B2C), Bisnis (B2B), dan Pemerintah (B2G). Balasan Otomatis (AutoReply) adalah aturan sederhana: "kalau pesan pelanggan mengandung kata ini, balas dengan teks ini."

Pakai panduan ini saat: ada informasi kritis yang harus dijawab sama persis setiap kali — nomor rekening, alamat, syarat layanan, ongkir.

Bedanya dengan bot AI: AutoReply memberi teks yang sama persis setiap kata kuncinya cocok — pasti dan tidak berubah. Bot AI menyusun jawaban sendiri dari Knowledge Base — lebih luwes tapi tidak selalu identik. Keduanya bisa dipakai bersamaan.

Yang perlu disiapkan

• Daftar pertanyaan yang paling sering masuk dan jawabannya yang baku.
• Kata kunci yang biasa diketik pelanggan untuk tiap pertanyaan itu — termasuk singkatannya (mis. "no rek", "rekening").

Mengenal halaman AutoReply

Semua aturan balasan otomatis dikelola di satu halaman: AutoReply. Perhatikan gambar di bawah.

Yang perlu kamu kenali di halaman ini:

• Tombol tambah aturan di pojok kanan atas — titik mulai membuat aturan baru.
• Daftar aturan di tengah — semua aturan yang sudah dibuat, bisa diaktifkan/nonaktifkan dan diedit.

Langkah 1 — Buka halaman AutoReply

Pada sidebar kiri, cari grup menu BOT & OTOMASI, lalu klik AutoReply. Halaman daftar aturan terbuka (seperti gambar di atas).

Langkah 2 — Klik tambah aturan

Klik tombol tambah aturan di pojok kanan atas. Sebuah formulir aturan baru akan muncul.

Langkah 3 — Tentukan kata kunci pemicu

Pada kolom kata kunci, isi kata yang memicu balasan ini. Pilih kata yang umum diketik pelanggan. Kalau satu informasi sering ditanya dengan beberapa kata, masukkan semuanya — mis. untuk pertanyaan rekening: rekening, transfer, no rek.

Langkah 4 — Tulis teks balasan

Pada kolom teks balasan, tulis jawaban baku yang akan dikirim sama persis setiap kata kuncinya cocok. Contoh:

Pembayaran ke BCA 1234567890 a.n. Toko Keren.
Setelah transfer, kirim bukti ya. 🙏

Langkah 5 — Simpan & aktifkan

Klik Simpan. Aturan langsung aktif dan mulai membalas pesan yang cocok.

Langkah 6 — Tambah aturan untuk informasi kritis lain

Ulangi Langkah 2–5 untuk tiap informasi penting. Contoh sekumpulan aturan sebuah distro pakaian:

• Kata kunci rekening, transfer → "Pembayaran ke BCA 1234567890 a.n. Distro Keren. Setelah transfer, kirim bukti ya. 🙏"
• Kata kunci alamat, lokasi → "Toko kami di Jl. Merdeka No. 10, Bandung. Buka 10.00–21.00."
• Kata kunci ongkir → "Ongkir dihitung otomatis saat checkout sesuai alamat & kurir pilihanmu."

Tiga informasi paling kritis ini sekarang dijawab seragam dan akurat — tidak tergantung suasana hati admin atau variasi jawaban bot AI.

Cara tahu berhasil

Aturan AutoReply-mu bekerja bila, saat dicoba di Uji Coba Bot:

• Mengetik kata kunci memunculkan teks balasan persis yang kamu tulis.
• Balasannya sama setiap kali kata kunci itu diketik — tidak berubah-ubah.
• Pertanyaan di luar kata kunci tetap dijawab bot AI seperti biasa.

Tips

• Pakai AutoReply untuk yang kritis & harus konsisten — nomor rekening, syarat, alamat. Biarkan bot AI menangani pertanyaan yang beragam dan tidak terduga.
• Pikirkan cara pelanggan mengetik. Kalau pelanggan biasa menulis "no rek", masukkan kata kunci itu juga — jangan hanya "rekening".
• Urutan pemeriksaan: saat pesan masuk, sistem cek Alur Bot dulu → AutoReply → baru bot AI. Jadi balasan kritismu tidak ketimpa jawaban bebas bot.

Masalah umum

• Aturan tidak terpicu — kata kunci yang dipakai pelanggan berbeda dari yang kamu daftarkan. Tambahkan variasi kata kuncinya.
• Aturan terpicu di saat yang salah — kata kuncinya terlalu umum sehingga cocok di kalimat yang tidak dimaksud. Pilih kata kunci yang lebih spesifik.