Pelayanan desa yang dekat dengan warga, terlacak rapi

Masalah yang sering terjadi

• Warga bolak-balik ke kantor desa hanya untuk menanyakan syarat surat.
• Permohonan surat (pengantar, keterangan usaha) dicatat manual → sulit ditelusuri.
• Pengumuman desa tidak merata sampai ke seluruh warga.
• Sulit memastikan tiap permohonan ditindaklanjuti dan akuntabel.

Cara kerjanya

1. Warga bertanya → bot menjelaskan syarat, prosedur, dan jam layanan kantor desa kapan saja.
2. Warga mengajukan surat → Flow Bot mengumpulkan data, lalu dibuatkan Tiket bernomor (mis. TKT-00108).
3. Permohonan diarahkan ke perangkat desa terkait dan dipantau sampai selesai.
4. Pengumuman resmi dikirim lewat Broadcast yang wajib melewati persetujuan 4-mata.

Contoh nyata

Kantor Desa Sukamaju. Warga sering datang hanya untuk bertanya syarat surat, dan permohonan dicatat di buku sehingga sulit melacak mana yang sudah selesai.

Sekarang: bot menjawab pertanyaan prosedur 24 jam, tiap permohonan surat otomatis bernomor dan diarahkan ke perangkat terkait, serta pengumuman resmi dikirim terkontrol. Warga bisa mengecek status permohonan dengan nomor tiket.

Hasilnya

• 🏡 Warga tak perlu bolak-balik hanya untuk bertanya syarat.
• 🧾 Tiap permohonan bernomor, terlacak, akuntabel.
• 📢 Pengumuman desa sampai merata dan terkontrol.