Cara Membuat & Memakai Balasan Cepat

Untuk siapa panduan ini

Panduan ini untuk semua jenis akun — UMKM (B2C), Bisnis (B2B), dan Pemerintah (B2G). Balasan Cepat adalah kumpulan template jawaban siap pakai yang membantu kamu (dan tim CS) membalas pelanggan lebih cepat dan dengan nada yang seragam.

Pakai panduan ini saat: ada jawaban yang kamu ketik berulang-ulang setiap hari — salam pembuka, cara pemesanan, konfirmasi pembayaran, info stok habis, dan sejenisnya.

Yang perlu disiapkan

• Daftar jawaban yang paling sering kamu pakai. Lihat riwayat chat-mu — pertanyaan apa yang itu-itu lagi? Jawabannya layak jadi template.

Mengenal halaman Balasan Cepat

Semua template jawaban dikelola di satu halaman: Balasan Cepat. Perhatikan gambar di bawah.

Yang perlu kamu kenali di halaman ini:

• Tombol tambah template di pojok kanan atas — titik mulai membuat template baru.
• Daftar template di tengah — semua jawaban siap pakai yang sudah dibuat, masing-masing punya judul dan isi, bisa diedit atau dihapus.

Langkah 1 — Buka halaman Balasan Cepat

Pada sidebar kiri, cari grup menu LAYANAN PELANGGAN, lalu klik Balasan Cepat. Halaman daftar template terbuka.

Langkah 2 — Tambah template baru

Klik tombol tambah template di pojok kanan atas. Sebuah formulir muncul dengan dua isian:

1. Judul — nama singkat dan deskriptif, mis. Salam pembuka atau Konfirmasi pembayaran. Judul ini hanya untukmu dan tim — pelanggan tidak melihatnya. Judul yang jelas membuat template cepat ketemu saat sedang sibuk.
2. Isi teks — jawaban lengkap yang akan dikirim, mis. "Halo kak! Terima kasih sudah menghubungi kami 😊 Ada yang bisa dibantu?".

Langkah 3 — Simpan template

Klik simpan. Template langsung masuk daftar dan bisa dipakai semua agen di workspace-mu.

Langkah 4 — Bangun pustaka template

Ulangi Langkah 2-3 untuk tiap jawaban yang sering dipakai. Contoh pustaka untuk sebuah toko online:

• Salam pembuka — "Halo kak! Terima kasih sudah menghubungi kami 😊 Ada yang bisa dibantu?"
• Cara pemesanan — "Untuk pesan: pilih produk → kirim nama + alamat + nomor HP → kami konfirmasi total + ongkir."
• Konfirmasi pembayaran — "Pembayaran sudah kami terima ya kak 🙏 Pesanan diproses hari ini, estimasi kirim 1-2 hari kerja."
• Stok habis — "Mohon maaf, produk ini sedang kosong. Mau kami kabari saat ready lagi?"
• Penutup — "Terima kasih sudah belanja di toko kami! Ditunggu pesanan berikutnya 💛"

Langkah 5 — Pakai Balasan Cepat saat melayani

Template hanya berguna kalau dipakai. Caranya, di Inbox:

1. Buka sebuah percakapan dan ambil alih dari bot (lihat panduan Inbox).
2. Di kotak balas, buka pemilih Balasan Cepat.
3. Pilih template yang sesuai — teksnya langsung masuk ke kotak balas.
4. Bila perlu, sesuaikan dulu — mis. tambahkan nama pelanggan — lalu kirim.

Cara tahu berhasil

Balasan Cepat-mu siap dipakai bila:

• Template yang kamu buat muncul di daftar halaman Balasan Cepat.
• Saat membalas di Inbox, template itu tampil di pemilih Balasan Cepat dan bisa dipilih.
• Memilih template mengisi kotak balas dengan teksnya, dan kamu masih bisa mengeditnya sebelum kirim.

Tips

• Judul yang deskriptif. Saat jam ramai, judul jelas membuat template cepat ditemukan.
• Mulai dari yang paling sering. Buat 5-10 template inti dulu, tambah seiring kebutuhan.
• Jaga nada seragam. Template membuat semua pelanggan mendapat sapaan dengan gaya yang sama, siapa pun agen yang melayani.

Masalah umum

• Template tidak muncul di Inbox — pastikan kamu sudah menyimpannya di halaman Balasan Cepat; template baru langsung tersedia untuk semua agen.
• Teks template kurang pas — edit template kapan saja dari halaman Balasan Cepat, atau sesuaikan teksnya saat membalas sebelum dikirim.