Solusi
Kampus Lebih Cerdas, Layanan Lebih Cepat
Hadirkan pengalaman mahasiswa yang modern dan efisien dengan AI customer service 24/7 untuk mendukung semua kebutuhan mereka.
Masalah yang sering terjadi
- Antrean panjang dan waktu tunggu lama untuk pertanyaan standar mahasiswa.
- Staf administrasi kewalahan dengan volume pertanyaan berulang setiap hari.
- Informasi penting sering tidak sampai atau sulit ditemukan oleh mahasiswa.
- Proses pengajuan atau keluhan mahasiswa yang rumit dan lambat ditangani.
- Kesulitan mengatur jadwal pertemuan antara mahasiswa dan dosen/staf.
Fitur yang menyelesaikannya
| Kebutuhan | Fitur Tanyakan.ai |
|---|---|
| Jawab pertanyaan mahasiswa 24/7 | Chatbot AI 24/7 di berbagai kanal |
| Sediakan informasi akurat dan konsisten | Knowledge base |
| Kelola permintaan dan keluhan mahasiswa | Tiket/kasus bernomor, routing departemen |
| Atur jadwal konsultasi atau bimbingan | Janji temu + pengingat otomatis |
| Sampaikan pengumuman penting secara massal | Broadcast pesan massal multi-channel |
| Pandu mahasiswa dalam proses pendaftaran/lainnya | Flow builder |
Cara kerjanya
- Unggah semua informasi penting kampus (kurikulum, pendaftaran, beasiswa, FAQ) ke Knowledge base.
- Bot AI akan langsung menjawab pertanyaan mahasiswa secara otomatis 24/7 di WhatsApp, web kampus, atau media sosial.
- Untuk pertanyaan kompleks atau yang membutuhkan penanganan personal, bot akan membuat Tiket dan meneruskannya ke departemen terkait.
- Mahasiswa bisa membuat janji temu dengan dosen atau staf melalui bot, lengkap dengan pengingat otomatis agar tidak ada yang terlewat.
- Kirim pengumuman penting (misal: jadwal KRS, batas pembayaran SPP) ke seluruh mahasiswa secara massal melalui berbagai kanal.
Contoh nyata
Universitas "Cahaya Ilmu" (contoh fiktif) menghadapi masalah antrean panjang di bagian akademik dan kemahasiswaan. Mahasiswa sering bertanya tentang jadwal kuliah, syarat KKN, prosedur cuti, atau beasiswa. Staf kewalahan menjawab pertanyaan berulang. Setelah mengimplementasikan Tanyakan.ai, mereka mengunggah semua panduan dan kebijakan ke Knowledge Base. Mahasiswa kini bisa bertanya kapan saja via WhatsApp atau widget web kampus, mendapatkan jawaban instan. Untuk bimbingan skripsi atau konsultasi akademik, mahasiswa bisa langsung menjadwalkan janji temu dengan dosen pembimbing melalui bot. Keluhan tentang fasilitas kampus kini otomatis menjadi tiket yang diteruskan ke departemen fasilitas, sehingga penanganannya lebih cepat dan terukur.
Hasilnya
- ⏰ Waktu tunggu mahasiswa berkurang drastis untuk pertanyaan umum, meningkatkan kepuasan.
- 📊 Beban kerja staf administrasi menjadi lebih ringan, memungkinkan mereka fokus pada tugas strategis.
- 📚 Mahasiswa mendapatkan informasi yang konsisten dan akurat 24/7, tanpa perlu menunggu jam kerja.
- ✅ Proses administrasi seperti janji temu dan penanganan keluhan menjadi lebih terstruktur dan efisien.
Pertanyaan Umum
Apakah bot ini bisa menggantikan staf saya?
Tidak, bot ini dirancang untuk mendukung dan meringankan beban staf, menangani pertanyaan rutin agar staf bisa fokus pada kasus yang lebih kompleks dan personal yang membutuhkan sentuhan manusia.
Apakah bot ini bisa menjawab pertanyaan spesifik tentang nilai atau status pendaftaran saya?
Bot dapat memandu mahasiswa untuk menemukan informasi tersebut di portal akademik atau membuat tiket agar staf terkait bisa membantu secara personal, menjaga keamanan data mahasiswa.
Bagaimana jika ada pertanyaan yang tidak bisa dijawab oleh bot?
Jika bot tidak menemukan jawaban di knowledge base, sistem akan secara otomatis membuat tiket dan meneruskannya ke staf atau departemen yang tepat untuk ditindaklanjuti secara manual.