Bangun Hubungan Kuat, Proyek Lancar dengan Tanyakan.ai

Masalah yang sering terjadi

• Keterlambatan respons terhadap pertanyaan klien, subkontraktor, atau vendor terkait progres proyek, spesifikasi, atau perubahan.
• Kesulitan dalam menyebarkan informasi proyek yang kompleks dan sering berubah kepada semua pihak terkait secara konsisten.
• Manajemen keluhan atau permintaan perubahan proyek yang tidak terstruktur, menyebabkan miskomunikasi dan penundaan.
• Beban kerja tim administrasi dan customer service yang tinggi, terutama saat proyek memasuki fase krusial, mengurangi fokus pada tugas inti.
• Kurangnya visibilitas terhadap status permintaan atau keluhan, membuat sulit melacak penyelesaian masalah dan memenuhi ekspektasi.

Cara kerjanya

1. Siapkan Informasi Proyek: Unggah semua dokumen penting seperti Rencana Anggaran Biaya (RAB), jadwal proyek, spesifikasi teknis, dan FAQ ke Knowledge Base Tanyakan.ai.
2. Atur Alur Komunikasi Otomatis: Gunakan Flow Builder untuk membuat alur percakapan yang cerdas. Misalnya, bot bisa menjawab pertanyaan umum tentang progres proyek, atau memandu klien untuk melaporkan insiden.
3. Bot Menjawab & Meneruskan: Klien atau subkontraktor dapat bertanya melalui WhatsApp atau channel lain. Bot akan merespons pertanyaan berdasarkan informasi di Knowledge Base. Jika pertanyaan terlalu kompleks, bot akan otomatis membuat tiket.
4. Tim Anda Bertindak: Tiket akan diarahkan ke departemen yang tepat (misalnya, tim teknis, pengadaan, atau legal) lengkap dengan detail masalah. Tim bisa mengatur janji temu untuk diskusi lebih lanjut jika diperlukan.
5. Pantau & Beri Kabar: Anda dapat memantau status semua tiket dan janji temu. Kirim pembaruan proyek atau informasi penting secara massal ke semua pihak terkait melalui fitur broadcast.

Contoh nyata

Bayangkan PT Karya Abadi, sebuah perusahaan konstruksi yang sedang mengerjakan beberapa proyek besar sekaligus. Mereka sering kewalahan menerima pertanyaan dari klien, konsultan, dan subkontraktor mengenai detail proyek, perubahan desain, atau jadwal pembayaran. Dulu, tim administrasi mereka harus menjawab setiap telepon dan email secara manual, seringkali menyebabkan penundaan dan frustrasi.

Dengan Tanyakan.ai, PT Karya Abadi mengunggah semua dokumen proyek mereka ke knowledge base. Kini, klien bisa bertanya melalui WhatsApp kapan saja, dan bot akan langsung memberikan informasi akurat tentang progres proyek, spesifikasi material, atau status pembayaran. Jika ada keluhan atau permintaan perubahan yang butuh penanganan tim, bot akan otomatis membuat tiket dan meneruskannya ke manajer proyek yang relevan. Manajer proyek bisa dengan mudah menjadwalkan pertemuan via bot dan mengirim pengingat otomatis, memastikan semua koordinasi berjalan lancar dan transparan.

Hasilnya

⏰ Respon lebih cepat dan konsisten terhadap semua pertanyaan dari klien, mitra, dan internal tim. 🏗️ Informasi proyek yang kompleks terpusat dan mudah diakses oleh semua pihak yang membutuhkan, 24/7. ✅ Proses penanganan keluhan dan permintaan perubahan menjadi lebih terstruktur dan efisien. 🤝 Hubungan dengan klien dan subkontraktor menjadi lebih kuat berkat komunikasi yang transparan dan proaktif. 📈 Beban kerja tim administrasi dan customer service berkurang, memungkinkan mereka fokus pada tugas strategis.