Solusi
Bangun Hubungan Kuat, Proyek Lancar dengan Tanyakan.ai
Sediakan informasi cepat, kelola permintaan efisien, dan tingkatkan kepuasan klien konstruksi Anda dengan platform AI customer service terdepan.
Masalah yang sering terjadi
- Keterlambatan respons terhadap pertanyaan klien, subkontraktor, atau vendor terkait progres proyek, spesifikasi, atau perubahan.
- Kesulitan dalam menyebarkan informasi proyek yang kompleks dan sering berubah kepada semua pihak terkait secara konsisten.
- Manajemen keluhan atau permintaan perubahan proyek yang tidak terstruktur, menyebabkan miskomunikasi dan penundaan.
- Beban kerja tim administrasi dan customer service yang tinggi, terutama saat proyek memasuki fase krusial, mengurangi fokus pada tugas inti.
- Kurangnya visibilitas terhadap status permintaan atau keluhan, membuat sulit melacak penyelesaian masalah dan memenuhi ekspektasi.
Fitur yang menyelesaikannya
| Kebutuhan | Fitur Tanyakan.ai |
|---|---|
| Respon cepat 24/7 | Chatbot AI 24/7 + Knowledge base |
| Koordinasi informasi proyek | Flow builder + Knowledge base |
| Manajemen permintaan & keluhan | Tiket/kasus bernomor + Routing departemen |
| Jadwal pertemuan & koordinasi | Janji temu + Pengingat otomatis |
| Komunikasi massal ke stakeholder | Broadcast pesan massal multi-channel |
Cara kerjanya
- Siapkan Informasi Proyek: Unggah semua dokumen penting seperti Rencana Anggaran Biaya (RAB), jadwal proyek, spesifikasi teknis, dan FAQ ke Knowledge Base Tanyakan.ai.
- Atur Alur Komunikasi Otomatis: Gunakan Flow Builder untuk membuat alur percakapan yang cerdas. Misalnya, bot bisa menjawab pertanyaan umum tentang progres proyek, atau memandu klien untuk melaporkan insiden.
- Bot Menjawab & Meneruskan: Klien atau subkontraktor dapat bertanya melalui WhatsApp atau channel lain. Bot akan merespons pertanyaan berdasarkan informasi di Knowledge Base. Jika pertanyaan terlalu kompleks, bot akan otomatis membuat tiket.
- Tim Anda Bertindak: Tiket akan diarahkan ke departemen yang tepat (misalnya, tim teknis, pengadaan, atau legal) lengkap dengan detail masalah. Tim bisa mengatur janji temu untuk diskusi lebih lanjut jika diperlukan.
- Pantau & Beri Kabar: Anda dapat memantau status semua tiket dan janji temu. Kirim pembaruan proyek atau informasi penting secara massal ke semua pihak terkait melalui fitur broadcast.
Contoh nyata
Bayangkan PT Karya Abadi, sebuah perusahaan konstruksi yang sedang mengerjakan beberapa proyek besar sekaligus. Mereka sering kewalahan menerima pertanyaan dari klien, konsultan, dan subkontraktor mengenai detail proyek, perubahan desain, atau jadwal pembayaran. Dulu, tim administrasi mereka harus menjawab setiap telepon dan email secara manual, seringkali menyebabkan penundaan dan frustrasi.
Dengan Tanyakan.ai, PT Karya Abadi mengunggah semua dokumen proyek mereka ke knowledge base. Kini, klien bisa bertanya melalui WhatsApp kapan saja, dan bot akan langsung memberikan informasi akurat tentang progres proyek, spesifikasi material, atau status pembayaran. Jika ada keluhan atau permintaan perubahan yang butuh penanganan tim, bot akan otomatis membuat tiket dan meneruskannya ke manajer proyek yang relevan. Manajer proyek bisa dengan mudah menjadwalkan pertemuan via bot dan mengirim pengingat otomatis, memastikan semua koordinasi berjalan lancar dan transparan.
Hasilnya
⏰ Respon lebih cepat dan konsisten terhadap semua pertanyaan dari klien, mitra, dan internal tim. 🏗️ Informasi proyek yang kompleks terpusat dan mudah diakses oleh semua pihak yang membutuhkan, 24/7. ✅ Proses penanganan keluhan dan permintaan perubahan menjadi lebih terstruktur dan efisien. 🤝 Hubungan dengan klien dan subkontraktor menjadi lebih kuat berkat komunikasi yang transparan dan proaktif. 📈 Beban kerja tim administrasi dan customer service berkurang, memungkinkan mereka fokus pada tugas strategis.
Pertanyaan Umum
Bisakah bot mengerti istilah-istilah teknis di industri konstruksi?
Ya, bot akan cerdas dalam memahami dan merespons istilah teknis setelah Anda mengunggah dokumen dan informasi spesifik proyek ke Knowledge Base.
Bagaimana jika ada pertanyaan yang sangat spesifik atau membutuhkan keputusan manusia?
Jika bot tidak dapat menjawab, ia akan otomatis membuat tiket dan meneruskannya ke tim Anda. Tim Anda akan mendapatkan konteks lengkap dari percakapan dan bisa langsung menindaklanjuti.
Apakah ini hanya untuk komunikasi dengan klien eksternal?
Tidak, Tanyakan.ai juga bisa digunakan untuk mengelola komunikasi internal antar tim proyek, dengan subkontraktor, atau vendor, memastikan semua stakeholder memiliki akses ke informasi yang sama dan terbaru.