Solusi
Layanan Imigrasi Lebih Cepat, Jelas, dan Akuntabel dengan AI
Berikan pengalaman layanan publik yang unggul dan tingkatkan kepercayaan masyarakat dengan otomatisasi cerdas Tanyakan.ai.
Masalah yang sering terjadi
- Antrean panjang dan waktu tunggu lama untuk informasi atau pengurusan dokumen.
- Informasi yang tidak konsisten atau berubah-ubah dari berbagai sumber atau petugas.
- Sulitnya melacak status permohonan atau dokumen bagi pemohon.
- Beban kerja petugas yang tinggi akibat pertanyaan berulang dan penjadwalan manual.
- Keterbatasan akses layanan di luar jam kerja atau hari libur.
- Kesulitan dalam mengukur dan melaporkan kinerja layanan secara transparan.
Fitur yang menyelesaikannya
| Kebutuhan | Fitur Tanyakan.ai |
|---|---|
| Akses informasi 24/7 | Chatbot AI 24/7 di WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook Messenger, widget web |
| Informasi akurat dan seragam | Knowledge base |
| Panduan alur layanan kompleks | Flow builder |
| Penanganan kasus spesifik | Tiket/kasus bernomor, routing departemen, SLA & laporan kinerja CS |
| Manajemen janji temu otomatis | Janji temu + pengingat otomatis |
| Komunikasi proaktif dengan pemohon | Broadcast pesan massal multi-channel |
| Pengukuran kualitas layanan | Survei CSAT |
Cara kerjanya
- Pemohon menghubungi layanan imigrasi melalui saluran pilihan mereka (WhatsApp, Telegram, situs web, dll.).
- Chatbot AI segera merespons, menjawab pertanyaan umum dari basis pengetahuan yang terisi penuh oleh informasi resmi imigrasi.
- Untuk proses yang lebih kompleks seperti pengajuan visa atau paspor, bot akan memandu pemohon melalui alur percakapan interaktif, membantu mengisi data awal, atau menjadwalkan janji temu.
- Jika diperlukan bantuan petugas, bot akan membuat tiket kasus bernomor yang akan diteruskan ke departemen terkait, memastikan setiap kasus ditangani dan dapat dilacak.
- Sistem secara otomatis mengirimkan pengingat janji temu atau pembaruan status permohonan kepada pemohon.
Contoh nyata
Bayangkan Kantor Imigrasi "Bakti Nusa" (contoh fiktif) yang sering kewalahan dengan pertanyaan seputar perpanjangan paspor dan visa. Dengan Tanyakan.ai, pemohon kini bisa bertanya kapan saja melalui WhatsApp. Bot AI langsung memberikan daftar dokumen yang dibutuhkan, biaya, dan estimasi waktu proses, bahkan membantu menjadwalkan janji temu online untuk verifikasi biometrik. Jika ada kasus khusus, bot akan membuatkan tiket yang langsung diteruskan ke petugas yang berwenang, lengkap dengan riwayat percakapan. Pemohon juga menerima notifikasi otomatis saat paspor mereka siap diambil.
Hasilnya
🚀 Respons cepat 24/7: Pemohon mendapatkan jawaban instan kapan pun mereka butuhkan, mengurangi frustrasi dan waktu tunggu. ✅ Informasi konsisten dan akurat: Semua pertanyaan dijawab berdasarkan sumber data resmi, menghilangkan kebingungan dan misinformasi. 📈 Efisiensi petugas meningkat: Petugas dapat fokus pada kasus-kasus kompleks, bukan lagi menjawab pertanyaan berulang, sehingga pelayanan lebih cepat dan berkualitas. 📊 Akuntabilitas dan transparansi: Setiap interaksi dan penanganan kasus tercatat, memungkinkan pelaporan kinerja yang jelas dan peningkatan layanan berkelanjutan. ⭐ Kepuasan pemohon lebih tinggi: Pengalaman layanan yang modern, mudah, dan transparan meningkatkan kepercayaan dan kepuasan masyarakat terhadap institusi imigrasi.
Pertanyaan Umum
Apakah sistem ini aman untuk data sensitif pemohon?
Ya, Tanyakan.ai dirancang dengan standar keamanan data yang tinggi untuk melindungi informasi sensitif dan menjaga kerahasiaan data pemohon.
Bagaimana jika ada pertanyaan yang tidak bisa dijawab oleh bot?
Jika bot tidak dapat menjawab, sistem akan secara otomatis membuat tiket dan meneruskannya ke petugas manusia yang relevan, memastikan tidak ada pertanyaan yang terlewatkan.
Bisakah bot membantu dalam proses pengisian formulir atau persyaratan dokumen?
Tentu, melalui fitur `Flow builder`, bot dapat memandu pemohon langkah demi langkah dalam memahami persyaratan dokumen dan alur pengisian formulir, bahkan mengumpulkan informasi awal yang diperlukan.