Layanan Publik Lebih Cepat, Transparan, dan Akuntabel untuk Dinas Sosial

Masalah yang sering terjadi

• Antrean panjang dan waktu tunggu lama di loket layanan, mengurangi efisiensi dan kepuasan warga.
• Informasi program bantuan atau persyaratan yang tidak merata atau sulit diakses, menyebabkan kebingungan dan pertanyaan berulang.
• Beban kerja petugas layanan yang tinggi karena harus menjawab pertanyaan dasar yang sama berulang kali.
• Sulitnya melacak status pengajuan atau keluhan warga secara transparan dan akuntabel.
• Keterbatasan jam operasional dan sumber daya manusia untuk melayani warga secara optimal 24/7.

Cara kerjanya

1. Warga dapat langsung berinteraksi dengan chatbot Tanyakan.ai melalui kanal favorit mereka (WhatsApp, Telegram, dll.) kapan saja, 24 jam sehari.
2. Chatbot akan menjawab pertanyaan umum mengenai program bantuan, persyaratan, atau prosedur layanan dari informasi yang sudah Anda siapkan di knowledge base.
3. Untuk pertanyaan yang lebih kompleks atau pengajuan yang butuh penanganan khusus, chatbot akan memandu warga melalui alur percakapan yang terstruktur dan otomatis membuat tiket/kasus bernomor.
4. Tiket ini kemudian diteruskan secara otomatis ke departemen atau petugas yang relevan, lengkap dengan prioritas dan target waktu respons (SLA), memastikan setiap keluhan atau pengajuan ditangani.
5. Jika diperlukan pertemuan langsung, chatbot dapat membantu warga menjadwalkan janji temu dengan petugas terkait dan mengirimkan pengingat otomatis. Setelah layanan selesai, bot bisa mengirim survei kepuasan.

Contoh nyata

Bayangkan "Dinas Sosial Harapan Bangsa" yang sering kewalahan dengan pertanyaan warga mengenai program PKH, BPNT, atau cara pengajuan bantuan disabilitas. Dengan Tanyakan.ai, warga kini bisa langsung bertanya via WhatsApp kapan pun mereka mau. Chatbot akan memberikan informasi lengkap dari knowledge base tentang syarat dan prosedur. Jika warga ingin mengajukan keluhan tentang pencairan dana, chatbot akan memandu mereka mengisi data dan otomatis membuat tiket yang langsung diteruskan ke bagian penanganan keluhan. Petugas di bagian tersebut bisa melihat riwayat percakapan dan status tiket, lalu menindaklanjutinya dengan cepat. Warga juga bisa menjadwalkan janji temu untuk konsultasi lebih lanjut tanpa harus antre.

Hasilnya

• ⏰ Warga mendapatkan informasi dan layanan lebih cepat, mengurangi waktu tunggu dan antrean di kantor dinas.
• ✅ Petugas dapat fokus pada kasus-kasus kompleks dan penting, karena pertanyaan dasar sudah ditangani otomatis oleh AI.
• 📊 Proses layanan menjadi lebih transparan dan akuntabel dengan sistem tiket bernomor dan laporan kinerja yang jelas.
• 📈 Peningkatan kepuasan warga karena kemudahan akses, respons yang cepat, dan informasi yang akurat 24/7.