Solusi
Layanan Publik Prima untuk Pemuda & Olahraga
Tanyakan.ai membantu Dinas Pemuda & Olahraga memberikan informasi cepat, mengelola kegiatan, dan melayani masyarakat dengan standar akuntabilitas tinggi.
Masalah yang sering terjadi
- Antrean panjang atau telepon sibuk saat masyarakat ingin bertanya tentang program atau fasilitas.
- Informasi program dan jadwal kegiatan seringkali sulit diakses atau tersebar di berbagai platform.
- Proses pendaftaran atau perizinan kegiatan memakan waktu dan sering terkendala birokrasi.
- Sulitnya mengukur kepuasan masyarakat terhadap layanan atau efektivitas program yang berjalan.
- Keterbatasan sumber daya manusia untuk melayani pertanyaan dan permohonan di luar jam kerja.
Fitur yang menyelesaikannya
| Kebutuhan | Fitur Tanyakan.ai |
|---|---|
| Informasi program tersedia 24/7 | Chatbot AI 24/7 di WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook Messenger, widget web |
| Penyediaan informasi yang akurat dan konsisten | Knowledge base |
| Panduan interaksi yang terstruktur untuk pendaftaran/izin | Flow builder |
| Pelacakan dan penyelesaian permohonan yang transparan | Tiket/kasus bernomor, routing departemen, SLA & laporan kinerja CS |
| Manajemen jadwal penggunaan fasilitas | Janji temu + pengingat otomatis |
| Pengukuran kepuasan layanan publik | Survei CSAT |
Cara kerjanya
- Tanyakan.ai diintegrasikan ke saluran komunikasi favorit masyarakat seperti WhatsApp atau website Dinas.
- Informasi penting seperti jadwal lapangan, syarat pendaftaran lomba, atau prosedur pengajuan izin diunggah ke Knowledge Base Tanyakan.ai.
- Masyarakat bisa bertanya kapan saja, dan AI bot akan langsung memberikan jawaban akurat dari Knowledge Base atau memandu melalui alur pendaftaran/permohonan.
- Jika pertanyaan membutuhkan penanganan khusus, AI bot akan membuat tiket yang diteruskan ke staf terkait, memastikan setiap permohonan tercatat dan ditindaklanjuti.
- Setelah layanan selesai, bot dapat mengirimkan survei kepuasan untuk mendapatkan masukan langsung dari masyarakat.
Contoh nyata
Dinas Pemuda & Olahraga "Karya Muda" (contoh fiktif) sering kewalahan melayani pertanyaan masyarakat tentang penggunaan fasilitas olahraga atau pendaftaran lomba. Antrean di loket selalu panjang, dan telepon sering tidak terjawab. Dengan Tanyakan.ai, mereka kini memiliki asisten virtual 24/7 di WhatsApp dan website. Seorang pemuda bernama Rio ingin mendaftarkan tim futsalnya untuk turnamen antar-SMA yang akan datang. Ia cukup mengirim pesan ke WhatsApp Dispora, dan bot Tanyakan.ai langsung memandu Rio mengisi formulir pendaftaran digital, mengunggah dokumen yang diperlukan, dan bahkan menjadwalkan waktu verifikasi. Semua proses terasa cepat, mudah, dan transparan, tanpa perlu datang ke kantor atau menunggu jam kerja.
Hasilnya
- ⏱️ Pelayanan informasi dan pendaftaran tersedia 24/7, mengurangi antrean fisik dan waktu tunggu.
- ✅ Akuntabilitas meningkat dengan sistem tiket yang melacak setiap permohonan dan interaksi masyarakat.
- 💡 Keputusan berbasis data berkat laporan kinerja dan survei kepuasan pelanggan yang rutin.
- 🤝 Masyarakat merasa lebih terlayani dengan akses informasi yang mudah dan respons yang cepat.
Pertanyaan Umum
Apakah Tanyakan.ai aman untuk data masyarakat dan informasi dinas?
Ya, Tanyakan.ai dirancang dengan standar keamanan data yang tinggi, memastikan kerahasiaan dan integritas informasi yang dikelola.
Bagaimana jika ada pertanyaan yang tidak bisa dijawab oleh bot?
Bot akan secara otomatis membuat tiket dan meneruskannya ke staf yang relevan, sehingga pertanyaan tetap ditangani oleh manusia jika diperlukan.
Bisakah Tanyakan.ai membantu kami mempromosikan acara atau program baru?
Tentu, fitur broadcast pesan massal multi-channel memungkinkan Dinas mengirimkan informasi tentang program atau acara baru secara cepat ke audiens yang ditargetkan.