Tanyakan.ai: Layanan Publik DPUPR Lebih Cepat & Transparan

Masalah yang sering terjadi

• Antrean panjang dan waktu tunggu yang lama untuk konsultasi atau pengurusan izin.
• Informasi seputar regulasi, prosedur, atau status proyek yang sulit diakses 24/7 dan sering tidak konsisten.
• Penanganan aduan masyarakat terkait infrastruktur yang lambat dan kurang transparan.
• Beban kerja petugas pelayanan yang tinggi karena pertanyaan berulang dan volume komunikasi yang besar.
• Kesulitan melacak dan memastikan setiap permintaan atau keluhan masyarakat ditindaklanjuti dengan baik.

Cara kerjanya

1. Masyarakat menghubungi Dinas PUPR melalui saluran favorit mereka (WhatsApp, widget web, dll.) dengan pertanyaan atau aduan.
2. Chatbot AI Tanyakan.ai akan langsung merespons, memberikan informasi akurat dari knowledge base (misalnya, syarat IMB, prosedur pengajuan, status proyek) atau memandu melalui alur layanan mandiri (misalnya, pelaporan jalan rusak).
3. Jika aduan atau pertanyaan membutuhkan penanganan petugas, bot secara otomatis membuat tiket bernomor dan meneruskannya ke departemen terkait (misalnya, Bidang Bina Marga untuk jalan rusak).
4. Petugas dapat menindaklanjuti tiket, berinteraksi langsung dengan masyarakat, atau menjadwalkan janji temu konsultasi jika diperlukan, dengan pengingat otomatis.
5. Setelah layanan selesai atau aduan ditangani, bot dapat mengirimkan survei kepuasan untuk mengukur kualitas pelayanan.

Contoh nyata

Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Makmur Sentosa (contoh fiktif) sering kewalahan dengan pertanyaan warga tentang syarat Izin Mendirikan Bangunan (IMB) dan aduan jalan rusak. Warga harus datang langsung atau menunggu jam kerja untuk bertanya, menyebabkan antrean panjang. Dengan Tanyakan.ai, Dinas PUPR Makmur Sentosa kini memiliki chatbot AI yang aktif 24/7 di WhatsApp dan website. Warga bisa langsung bertanya syarat IMB kapan saja, dan bot akan memberikan daftar dokumen yang diperlukan dari knowledge base. Untuk laporan jalan rusak, bot memandu warga mengisi detail laporan, lalu otomatis membuat tiket yang langsung diteruskan ke Bidang Bina Marga. Setiap tiket memiliki nomor, memudahkan warga melacak status aduan mereka dan memastikan Dinas PUPR bertanggung jawab atas setiap laporan.

Hasilnya

• ⏰ Peningkatan kecepatan respons dan ketersediaan informasi 24/7 untuk masyarakat.
• 📊 Data aduan dan permintaan tercatat rapi dalam sistem tiket, meningkatkan akuntabilitas dan transparansi layanan.
• 👨‍💻 Beban kerja petugas pelayanan berkurang signifikan karena pertanyaan berulang ditangani otomatis oleh AI.
• 😊 Kepuasan masyarakat terhadap pelayanan Dinas PUPR meningkat karena kemudahan akses dan respons yang lebih cepat.