Solusi
Layanan Pendidikan Cerdas: Responsif, Akuntabel, dan Efisien
Berikan akses informasi dan pelayanan prima kepada masyarakat, guru, dan siswa tanpa batas waktu, beban kerja staf lebih ringan.
Masalah yang sering terjadi
- Informasi penting seperti PPDB, beasiswa, atau program pendidikan sering ditanyakan berulang kali oleh masyarakat.
- Antrean panjang di kantor atau telepon yang sibuk menyebabkan masyarakat frustrasi dan menghambat pelayanan.
- Staf administrasi kewalahan melayani pertanyaan yang sama setiap hari, mengurangi fokus pada tugas strategis.
- Sulit memantau kinerja layanan publik secara terukur dan akuntabel, terutama dalam penanganan kasus.
- Komunikasi dan sosialisasi program kepada sekolah atau orang tua kurang efisien dan sering terhambat.
Fitur yang menyelesaikannya
| Kebutuhan | Fitur Tanyakan.ai |
|---|---|
| Layanan informasi 24/7 | Chatbot AI 24/7 di WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook Messenger, widget web |
| Jawaban cepat dari sumber terpercaya | Knowledge base |
| Panduan alur layanan mandiri | Flow builder |
| Penanganan kasus kompleks yang akuntabel | Tiket/kasus bernomor, routing departemen, SLA & laporan kinerja CS |
| Pengumuman dan sosialisasi massal | Broadcast pesan massal multi-channel |
| Pengaturan jadwal konsultasi | Janji temu + pengingat otomatis |
Cara kerjanya
- Dinas Pendidikan mengunggah semua informasi penting seperti panduan PPDB, syarat beasiswa, atau jadwal ujian ke Knowledge Base Tanyakan.ai.
- Tim membuat alur percakapan interaktif (Flow builder) untuk pertanyaan umum atau proses mandiri, misalnya cek status permohonan.
- Chatbot AI kemudian aktif di berbagai kanal (WhatsApp, website, dll.), siap menjawab pertanyaan masyarakat 24/7 berdasarkan Knowledge Base dan alur yang dibuat.
- Jika ada pertanyaan yang memerlukan penanganan khusus, bot akan otomatis membuat tiket dan meneruskannya ke departemen terkait untuk ditindaklanjuti.
- Dinas juga dapat mengirim pengumuman massal atau pengingat janji temu secara otomatis kepada para pemangku kepentingan.
Contoh nyata
Dinas Pendidikan Kota Harapan (contoh) sering kewalahan melayani ribuan pertanyaan selama musim Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) atau pendaftaran beasiswa. Telepon kantor selalu sibuk, antrean di loket panjang, dan staf admin kelelahan menjawab pertanyaan yang sama berulang kali. Dengan Tanyakan.ai, mereka kini memiliki Chatbot AI di WhatsApp dan website. Orang tua atau siswa cukup mengirim pesan untuk mendapatkan informasi lengkap tentang syarat PPDB, jadwal, atau bahkan panduan langkah demi langkah pendaftaran beasiswa. Jika ada kasus yang lebih kompleks, bot akan membuat tiket otomatis yang langsung diteruskan ke staf terkait, memastikan setiap pertanyaan tertangani dengan baik dan tercatat.
Hasilnya
- 🚀 Akses informasi pendidikan jadi lebih mudah dan cepat 24/7 bagi masyarakat.
- 🧘♀️ Staf Dinas dapat fokus pada tugas strategis, tidak lagi kewalahan menjawab pertanyaan berulang.
- ✅ Proses layanan publik lebih transparan dan akuntabel dengan pencatatan tiket otomatis.
- 📈 Kepuasan pemangku kepentingan meningkat berkat respons cepat dan informasi akurat.
Pertanyaan Umum
Apakah informasi yang diberikan bot selalu akurat dan terpercaya?
Ya, bot menjawab berdasarkan Knowledge Base yang diisi dan diperbarui langsung oleh Dinas Pendidikan. Ini memastikan akurasi dan konsistensi informasi yang disampaikan kepada masyarakat.
Bagaimana jika ada pertanyaan yang tidak bisa dijawab oleh bot?
Bot akan secara otomatis membuat tiket (kasus bernomor) dan meneruskan pertanyaan tersebut ke staf atau departemen yang relevan, memastikan tidak ada pertanyaan yang terlewat dan tetap ditangani secara personal.
Apakah sistem ini aman untuk data pribadi masyarakat atau informasi sensitif Dinas?
Tanyakan.ai dirancang dengan standar keamanan data yang serius. Informasi sensitif dapat dikelola dengan akses terbatas dan alur yang terstandarisasi, serta mematuhi regulasi privasi data yang berlaku.