Layanan Publik Cepat & Akurat untuk Dinas Tenaga Kerja

Masalah yang sering terjadi

• Antrean panjang dan waktu tunggu yang lama di kantor layanan, terutama pada jam sibuk.
• Informasi tentang program, syarat, atau prosedur yang sering berubah dan sulit diakses secara konsisten oleh warga.
• Beban kerja staf customer service yang tinggi, menghambat fokus pada kasus yang lebih kompleks dan sensitif.
• Keterbatasan jam operasional kantor yang tidak selaras dengan kebutuhan warga yang beragam.
• Kesulitan dalam melacak status permohonan atau pengaduan warga secara transparan dan real-time.

Cara kerjanya

1. Warga dapat mengakses layanan informasi atau mengajukan pertanyaan melalui chatbot AI di kanal digital favorit mereka (WhatsApp, website, dll.) kapan saja.
2. Chatbot AI secara cerdas akan menjawab pertanyaan berdasarkan informasi resmi dari Knowledge Base Dinas atau memandu warga melalui alur percakapan terstruktur (Flow Builder) untuk prosedur tertentu.
3. Jika pertanyaan atau permohonan memerlukan intervensi staf, chatbot secara otomatis akan membuat tiket layanan bernomor dan meneruskannya ke departemen yang relevan.
4. Staf Dinas dapat menindaklanjuti tiket, menjadwalkan janji temu, atau memberikan informasi tambahan, dengan sistem yang memastikan pelacakan dan laporan kinerja.
5. Dinas dapat mengirimkan pengumuman penting, seperti info lowongan kerja atau program pelatihan baru, secara massal kepada warga yang relevan.

Contoh nyata

Dinas Tenaga Kerja "Bakti Karya" sering menerima ratusan pertanyaan setiap hari terkait pendaftaran kartu kuning, informasi lowongan kerja, atau prosedur pengaduan PHK. Sebelum menggunakan Tanyakan.ai, antrean fisik di kantor selalu panjang dan telepon kantor tidak pernah berhenti berdering, membuat staf kewalahan. Kini, warga bisa langsung bertanya ke chatbot AI "Bakti Karya" melalui WhatsApp. Misalnya, seorang pencari kerja bernama Budi ingin tahu syarat membuat kartu kuning. Cukup ketik "kartu kuning", bot akan langsung memberikan daftar syarat dan langkah-langkahnya dari Knowledge Base, bahkan memandu Budi untuk mengisi formulir awal via Flow Builder. Jika Budi punya kasus PHK yang kompleks, bot akan membuatkan tiket dan menjadwalkan janji temu dengan mediator Disnaker, lengkap dengan pengingat otomatis.

Hasilnya

✅ Warga mendapatkan layanan informasi yang cepat, akurat, dan tersedia 24/7 tanpa perlu datang ke kantor atau menunggu jam kerja. 🚀 Beban kerja staf Dinas berkurang drastis, memungkinkan mereka fokus pada penanganan kasus yang lebih kompleks dan membutuhkan sentuhan manusiawi. 📈 Transparansi dan akuntabilitas meningkat dengan sistem tiket yang jelas dan pelacakan status permohonan secara real-time. 👍 Kepuasan publik terhadap layanan Dinas Tenaga Kerja meningkat karena kemudahan akses dan responsivitas yang lebih baik.