Layanan Publik Cepat & Akuntabel untuk Dinas Perhubungan

Masalah yang sering terjadi

• Antrean panjang dan waktu tunggu lama untuk mendapatkan informasi atau layanan.
• Keterbatasan jam operasional petugas yang menyebabkan pelayanan tidak maksimal 24/7.
• Kesulitan mengelola dan melacak pengaduan atau permintaan warga secara terstruktur.
• Penyebaran informasi penting (misal: perubahan rute, penutupan jalan) yang kurang efektif dan merata.
• Kurangnya data terpusat untuk mengevaluasi kinerja layanan publik dan kepuasan warga.

Cara kerjanya

1. Siapkan Basis Pengetahuan: Unggah semua informasi penting seperti regulasi lalu lintas, jadwal transportasi publik, prosedur perizinan (misal: KIR), rute angkutan, dan FAQ ke Knowledge Base Tanyakan.ai.
2. Bangun Alur Interaktif: Gunakan Flow builder untuk merancang alur percakapan yang cerdas, memungkinkan warga mencari informasi mandiri, melaporkan masalah, atau mengajukan pertanyaan.
3. Aktifkan Chatbot Multi-Kanal: Sebarkan Chatbot AI 24/7 di kanal komunikasi yang paling banyak digunakan warga, seperti WhatsApp, Telegram, atau widget di situs web resmi Dinas.
4. Otomatisasi Penanganan: Chatbot akan menjawab pertanyaan umum secara instan. Untuk pengaduan atau masalah yang lebih kompleks, bot akan otomatis membuat Tiket bernomor dan meneruskannya ke departemen terkait untuk ditindaklanjuti.
5. Komunikasi Proaktif: Kirim pengumuman penting seperti rekayasa lalu lintas, perubahan jadwal, atau sosialisasi kebijakan baru secara massal melalui fitur Broadcast pesan multi-channel.

Contoh nyata

Bayangkan Dinas Perhubungan Kota Bahagia (fiktif) ingin meningkatkan kualitas layanan publiknya. Mereka mengimplementasikan Tanyakan.ai. Seorang warga bernama Ibu Ani ingin mengetahui jadwal bus terbaru dan prosedur uji KIR untuk kendaraannya. Ia cukup mengirim pesan ke WhatsApp resmi Dishub Kota Bahagia. Chatbot AI Tanyakan.ai langsung memberikan informasi jadwal bus dan tautan ke prosedur uji KIR dari Knowledge Base yang sudah diunggah.

Kemudian, Bapak Budi melihat ada kendaraan yang parkir sembarangan. Ia melaporkan kejadian tersebut melalui chatbot. Secara otomatis, chatbot membuat tiket pengaduan dengan nomor referensi dan meneruskannya ke tim penertiban Dishub. Petugas dapat melihat laporan tersebut di sistem Tanyakan.ai, menindaklanjuti, dan statusnya bisa dipantau. Saat ada acara besar di kota, Dishub juga bisa mengirimkan pesan Broadcast ke ribuan warga sekaligus tentang rekayasa lalu lintas atau alternatif rute.

Hasilnya

⚡️ Waktu respons terhadap pertanyaan dan pengaduan warga menjadi lebih cepat dan instan. ⏱️ Mengurangi beban kerja petugas, memungkinkan mereka fokus pada kasus yang lebih kompleks. 📈 Pengelolaan pengaduan dan permintaan menjadi lebih terstruktur dengan sistem tiket bernomor. 📊 Data interaksi warga terekam dan mudah dianalisis untuk evaluasi kinerja layanan. 😊 Meningkatkan kepuasan dan kepercayaan warga terhadap pelayanan Dinas Perhubungan.