Solusi
Pelayanan Publik Imigrasi Cepat & Akurat 24/7
Ubah antrean panjang menjadi pelayanan digital yang efisien dan responsif. Berikan pengalaman terbaik bagi masyarakat dengan bantuan AI.
Masalah yang sering terjadi
- Antrean panjang dan waktu tunggu yang lama untuk mendapatkan informasi atau layanan.
- Pertanyaan berulang mengenai persyaratan dan prosedur yang membebani staf.
- Kesulitan masyarakat mendapatkan informasi akurat di luar jam kerja operasional.
- Penanganan pengaduan dan kasus yang kurang terstruktur dan transparan.
- Penyebaran informasi penting (seperti perubahan regulasi atau pengumuman) yang belum optimal.
Fitur yang menyelesaikannya
| Kebutuhan | Fitur Tanyakan.ai |
|---|---|
| Respon pertanyaan 24/7 | Chatbot AI 24/7 di berbagai kanal |
| Informasi akurat & konsisten | Knowledge base |
| Alur layanan terstruktur | Flow builder |
| Pengelolaan janji temu | Janji temu + pengingat otomatis |
| Penanganan kasus & aduan | Tiket/kasus bernomor & routing departemen |
| Penyebaran informasi penting | Broadcast pesan massal multi-channel |
Cara kerjanya
- Masyarakat mengajukan pertanyaan atau mencari informasi melalui WhatsApp, Telegram, atau widget di situs web Kantor Imigrasi.
- Chatbot AI Tanyakan.ai secara instan menjawab pertanyaan berdasarkan Knowledge Base yang berisi semua regulasi dan prosedur imigrasi yang sudah diunggah.
- Untuk layanan kompleks seperti janji temu perpanjangan paspor, bot memandu alur pendaftaran dan mengirim pengingat otomatis kepada pemohon.
- Jika ada aduan atau masalah yang butuh penanganan khusus, bot akan otomatis membuat tiket bernomor yang diteruskan ke staf berwenang sesuai departemen.
- Kantor Imigrasi dapat mengirim pengumuman penting atau perubahan regulasi ke seluruh masyarakat terdaftar melalui fitur broadcast pesan massal.
Contoh nyata
Kantor Imigrasi "Bakti Nusa" (contoh fiktif) sering kewalahan dengan volume pertanyaan via telepon dan antrean panjang di loket informasi. Setelah mengimplementasikan Tanyakan.ai, kini warga bisa menanyakan persyaratan visa, prosedur paspor, atau status permohonan kapan saja melalui kanal digital seperti WhatsApp. Bot juga membantu warga membuat janji temu wawancara atau pengambilan dokumen secara mandiri, mengurangi antrean fisik dan beban kerja staf. Setiap pengaduan yang masuk otomatis dibuatkan tiket, sehingga penanganannya lebih terukur dan transparan.
Hasilnya
- ⏰ Waktu tunggu masyarakat untuk mendapatkan informasi berkurang drastis, meningkatkan kepuasan.
- 📈 Beban kerja staf berkurang, memungkinkan mereka fokus pada tugas yang lebih kompleks dan penting.
- ✅ Akurasi dan konsistensi informasi meningkat karena semua bersumber dari Knowledge Base terpusat.
- 🤝 Kepuasan masyarakat terhadap pelayanan meningkat berkat respons cepat, transparan, dan mudah diakses.
- 📊 Akuntabilitas lebih baik dengan sistem tiket dan laporan kinerja pelayanan yang terstruktur.
Pertanyaan Umum
Apakah data masyarakat yang berinteraksi dengan bot aman?
Ya, Tanyakan.ai dirancang dengan standar keamanan data yang ketat untuk melindungi informasi pengguna dan instansi.
Bagaimana jika bot tidak bisa menjawab pertanyaan yang sangat spesifik?
Jika pertanyaan terlalu kompleks atau di luar cakupan informasi yang ada, sistem akan otomatis membuat tiket dan meneruskannya ke staf manusia untuk penanganan lebih lanjut.
Bisakah bot ini diakses di luar WhatsApp?
Tentu, bot Tanyakan.ai dapat diakses melalui berbagai kanal populer seperti Telegram, Instagram, Facebook Messenger, dan widget di situs web resmi Kantor Imigrasi.