Layanan Publik 24/7 untuk Sekretariat DPRD

Masalah yang sering terjadi

• Tingginya volume pertanyaan dan aspirasi masyarakat yang membebani staf.
• Keterbatasan jam operasional membuat masyarakat sulit mengakses informasi di luar jam kerja.
• Kesulitan melacak, menindaklanjuti, dan memberikan pembaruan status atas aspirasi atau pengaduan.
• Penyebaran informasi publik (jadwal sidang, peraturan, dll.) yang kurang efektif dan sering terlewat.
• Proses penjadwalan janji temu dengan anggota atau staf sekretariat yang memakan waktu dan rentan miskomunikasi.

Cara kerjanya

1. Masyarakat dapat menghubungi Sekretariat DPRD melalui chatbot Tanyakan.ai di kanal favorit mereka (WhatsApp, Telegram, atau widget di situs web).
2. Chatbot secara otomatis menjawab pertanyaan umum seputar jadwal sidang, produk hukum, prosedur pengajuan aspirasi, atau informasi anggota, menggunakan data dari "Knowledge Base" yang Anda kelola.
3. Untuk aspirasi atau permohonan yang lebih kompleks, bot akan memandu masyarakat melalui alur pertanyaan terstruktur, membuat tiket kasus bernomor, dan meneruskannya secara otomatis ke departemen terkait di Sekretariat DPRD.
4. Staf Sekretariat dapat melacak semua tiket, memberikan pembaruan status, dan mengatur janji temu langsung dari platform, dengan pengingat otomatis untuk masyarakat dan anggota DPRD.
5. Sekretariat dapat mengirimkan pengumuman penting, undangan rapat publik, atau informasi terbaru secara serentak kepada kelompok masyarakat atau konstituen tertentu melalui fitur Broadcast multi-channel.

Contoh nyata

Sekretariat DPRD "Kabupaten Mandiri" seringkali kewalahan dengan volume telepon dan kunjungan langsung untuk pertanyaan rutin. Warga juga mengeluh sulit mendapatkan update mengenai aspirasi yang sudah disampaikan. Setelah mengimplementasikan Tanyakan.ai, warga Kabupaten Mandiri kini bisa menanyakan jadwal sidang, mencari produk hukum daerah, atau mengetahui status aspirasi mereka kapan saja melalui WhatsApp. Jika ada kebutuhan janji temu dengan anggota dewan, prosesnya bisa dijadwalkan secara otomatis melalui bot. Staf Sekretariat kini bisa fokus pada penanganan kasus-kasus kompleks dan memberikan layanan yang lebih mendalam, karena pertanyaan berulang sudah ditangani oleh AI.

Hasilnya

🚀 Pelayanan publik menjadi lebih responsif dan tersedia 24/7 tanpa henti. ✅ Akurasi informasi meningkat karena bot merujuk pada "Knowledge Base" resmi yang Anda kelola. 📊 Penanganan aspirasi masyarakat lebih terstruktur, transparan, dan akuntabel dengan sistem tiket. ⏰ Efisiensi kerja staf Sekretariat meningkat, memungkinkan fokus pada tugas-tugas strategis. 🤝 Kepuasan masyarakat terhadap akses informasi dan layanan Sekretariat DPRD membaik secara signifikan.