Solusi
Layanan Pertanahan Lebih Cepat, Transparan, dan Tanpa Antrean
Tanyakan.ai hadir sebagai asisten digital 24/7 untuk masyarakat, membantu menjawab pertanyaan, mengelola janji temu, dan memandu proses pertanahan dengan mudah.
Masalah yang sering terjadi
- Antrean panjang dan waktu tunggu yang lama di loket pelayanan.
- Banyaknya pertanyaan berulang dari masyarakat yang menyita waktu petugas.
- Informasi persyaratan atau prosedur yang tidak konsisten dan sulit diakses.
- Keterbatasan jam operasional kantor yang menghambat masyarakat.
- Sulitnya melacak status permohonan atau pengaduan secara transparan.
Fitur yang menyelesaikannya
| Kebutuhan | Fitur Tanyakan.ai |
|---|---|
| Melayani masyarakat 24/7 dan menjawab pertanyaan dasar | Chatbot AI 24/7 di WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook Messenger, widget web |
| Menyediakan informasi akurat dan konsisten | Knowledge base |
| Memandu alur layanan dan pengajuan | Flow builder |
| Mengelola permohonan dan pengaduan | Tiket/kasus bernomor, routing departemen, SLA & laporan kinerja CS |
| Mengatur jadwal pertemuan dengan petugas | Janji temu + pengingat otomatis |
| Mendapatkan umpan balik dari masyarakat | Survei CSAT |
Cara kerjanya
- Masyarakat dapat mengakses chatbot Tanyakan.ai kapan saja melalui kanal favorit mereka (WhatsApp, web, dll.) untuk mencari informasi atau memulai layanan.
- Chatbot akan menjawab pertanyaan umum secara instan dari basis pengetahuan yang telah diunggah atau memandu alur layanan melalui percakapan terstruktur.
- Jika masyarakat membutuhkan bantuan lebih lanjut atau ingin bertemu petugas, chatbot akan membantu membuat janji temu atau membuat tiket kasus yang akan diteruskan ke departemen terkait.
- Petugas menerima tiket atau permohonan janji temu, menindaklanjuti, dan masyarakat dapat melacak status permohonannya secara transparan.
- Setelah layanan selesai, chatbot otomatis mengirimkan survei kepuasan untuk mengumpulkan masukan dari masyarakat.
Contoh nyata
Bayangkan Kantor Pertanahan "Kota Amanah" (contoh fiktif) yang sering kewalahan dengan antrean panjang dan telepon yang tidak berhenti berdering. Masyarakat ingin tahu syarat balik nama sertifikat, cara mengurus sertifikat hilang, atau sekadar menanyakan status permohonan mereka. Dengan Tanyakan.ai, Kantor Pertanahan Kota Amanah mengimplementasikan chatbot AI di WhatsApp dan website mereka. Kini, masyarakat bisa bertanya 24/7, mendapatkan informasi akurat tanpa perlu datang ke kantor, dan bahkan membuat janji temu dengan petugas khusus untuk kasus yang lebih kompleks. Jika ada permohonan yang perlu penanganan khusus, chatbot akan membuatkan tiket bernomor yang langsung masuk ke sistem Kantor Pertanahan, dan masyarakat bisa memantau progresnya.
Hasilnya
- ⏰ Antrean fisik berkurang drastis, menghemat waktu masyarakat dan petugas.
- 💯 Kepuasan masyarakat meningkat karena akses informasi yang mudah dan respons cepat.
- 🚀 Efisiensi kerja petugas meningkat, bisa fokus pada kasus yang lebih kompleks.
- ✅ Transparansi proses pelayanan terjaga dengan sistem tiket dan pelacakan status.
Pertanyaan Umum
Apakah chatbot ini bisa menggantikan petugas pelayanan sepenuhnya?
Tidak, chatbot Tanyakan.ai dirancang sebagai asisten digital yang menangani pertanyaan umum dan alur standar. Untuk kasus kompleks atau yang membutuhkan kebijakan, chatbot akan membantu mengarahkan ke petugas yang tepat.
Bagaimana memastikan informasi yang diberikan chatbot selalu akurat dan terkini?
Chatbot menjawab dari Knowledge Base yang Anda unggah. Anda memiliki kendali penuh untuk memperbarui dan memverifikasi informasi di dalamnya secara berkala, memastikan akurasi data yang disampaikan ke masyarakat.
Bisakah chatbot ini digunakan untuk layanan yang membutuhkan verifikasi data pribadi masyarakat?
Ya, dengan Flow Builder, Anda bisa mengatur alur percakapan untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan dan, jika sesuai dengan kebijakan Anda, mengintegrasikannya dengan proses internal untuk verifikasi atau pelacakan permohonan.